كيف تتحول الشركة من الاعتماد على فرد أو أفراد، إلى شكل مؤسسي يضمن لها الاستمرارية؟
حينما تكون شركتك في بداياتها، وعدد العاملين فيها صغير فمن الطبيعي أن تجد الشخص الواحد يقوم بأكثر من وظيفة، بل دعنا نقول أن الفرد يقوم بعمل كل وظيفة يستطيع أن يعملها بغض النظر عن تخصصه الأساسي. فالاعتماد هنا يكون على مهارات الأفراد واستغلالها.
ولكن عند كبر حجم الشركة وازدياد العاملين فيها، يحدث خلط بين المسئوليات واختلاف في أسلوب العمل. وتصبح استجابة الشركة لمتطلبات العملاء والموردين بطيئة، ويكون المظهر العام للشركة غير احترافي. فيجب عليك، في هذه الحالة، أن تتخذ خطوة تضفي الطابع المؤسسي الاحترافي على شركتك وأعمالك وذلك بإستخدام بعض الأدوات مثل:
- إعداد الهيكل التنظيمي للشركة، والذي يوضح كل فريق عمل وكذلك مسؤليات كل فرد في فريق العمل بوضوح.
- إعداد لوائح تنظيم العمل ودليل للسياسات والإجراءات الخاصة بكل إدارة يوضح بهما مهام ومسئوليات كل إدارة وكيفية التنسيق بين الإدارات وغيرها من الأمور التي تنظم سير العمل بالشركة.
- إعداد نماذج يمكن إستخدامها فى العمل لتسهيل الاجراءات، مثل نماذج طلب شراء أو غيرها من النماذج التي تستخدم باستمرار. وقد تحتاج بعض جوانب العمل أن تكون تلك النماذج إليكترونية مثل المحاسبة والتقارير المالية.
هذا الطابع المؤسسي يساعدك على التكيف مع زيادة عبء العمل وكذلك على وضع معايير التشغيل التي تساعد على اكتشاف الأخطاء وتنقيتها وبالتالي نصل إلى تحسين الكفاءة. الأهم من ذلك، إنها تجعل العمل أقل اعتماداً على الأفراد أصحاب المعرفة، حيث تصبح نظم الشركة وسياساتها هى المرجعية وليس بعض العاملين بها حيث أن الاعتماد على الأفراد أصحاب المعرفة يعد مصدر خطورة، حيث يمكن لهم ترك الشركة في أي وقت بما لديهم من خبرات ومعلومات مما يؤثر على استقرار الشركة لاعتمادها عليهم ولصعوبة إيجاد بديل لهم في وقت قصير.